การจ ดการก บแฟ มข อม ล จ ดเก บเอกสาร (Save)

Transcription

1 12 การจ ดการก บแฟ มข อม ล จ ดเก บเอกสาร (Save) ใช ไอคอน แทนการเร ยกเมน File, Save ได เม อสร างงานด วย Word ควรท าการจ ดเก บงานน นไว ในฮาร ดด สก จากน นจ งค อย ท าการค ดลอก (Copy) หร อย าย (Move) ไปไว ในแผ นด สก ไม ควรจ ดเก บลงแผ น ด สก เน องจากขนาดไฟล ของเอกสาร Word ม กจะม ขนาดใหญ อาจจะท าให ข อม ล เก ดความเส ยหายได จ ดเก บเอกสารคร งแรก เล อกเมน File เล อกค าส ง Save เล อกโฟลเดอร ท จะจ ดเก บ จากรายการ Save in : โดยคล กท Drop Down Menu โดยมากม กจะเก บไว ในโฟลเดอร ช อ My Document ก าหนดช อไฟล ในช อง File Name โปรแกรมจะให นามสก ลไฟล เป น.DOC โดยช อไฟล ม องค ประกอบ ค อ ต วอ กษรหร อต วเลข หร อผสมก น รวมช องว าง ยาวไม เก น 255 ต วอ กษร ยกเว นส ญล กษณ \ /? : ; [ < > เล อกป ม เพ อจ ดเก บไฟล หร อป ม เพ อยกเล กค าส ง

2 13 จ ดเก บเอกสารคร งท 2 เป นต นไป เล อกเมน File, Save หมายเหต การจ ดเก บคร งน จะไม ม การถามช อไฟล หร อ แหล งเก บ (Drive & Sub-Directory) โดยจะจ ดเก บลงไป ในช อไฟล เด ม และแหล งเก บเด ม จ ดเก บเอกสารคร งท 2 โดยเปล ยนช อหร อแหล งเก บข อม ล สามารถใช ฟ งก ช น ค ย F12 เป นค ย ล ด ได เล อกเมน File เล อกค าส ง Save As จะปรากฏ Dialog Box เช นเด ยวก บการจ ดเก บ ไฟล คร งแรก ก าหนดช อไฟล และ/หร อ แหล งเก บข อม ลใหม ตามท ต องการ เล อกป ม เพ อตกลงการจ ดเก บ หมายเหต การจ ดเก บแบบ Save As จะม การถามช อไฟล หร อ แหล งเก บ (Drive & Sub-Directory) เสมอ ป ดไฟล เอกสาร (Close) เม อใช งานไฟล เอกสารใด ๆ เร ยบร อยแล ว หร อต องการใช งานไฟล อ น ควรป ด ไฟล เอกสารท เป ดอย ก อน เพ อเป นการค นหน วยความจ าให ก บคอมพ วเตอร ท าให สามารถใช งานไฟล ใหม ได อย างเต มประส ทธ ภาพ โดย เล อกเมน File, Close หร อ กดป ม Cw หากเอกสารย งไม ได จ ดเก บคร งล าส ด โปรแกรมจะแสดงกรอบโต ตอบให จ ดเก บ เอกสารก อน

3 14 เร ยกใช ไฟล เอกสาร (Open) ใช ไอคอน แทนการเร ยกเมน File, Open ได ไฟล เอกสารท สร างไว แล ว จะถ กเก บไว ในแหล งบ นท กข อม ล เม อต องการท างาน ก บไฟล น น ๆ (เช น เพ มเต ม, ลบ, เปล ยนแปลง, แก ไข, พ มพ ลงกระดาษ ฯลฯ) จะ ต องเร ยกไฟล ท ต องการจากแหล งบ นท กข อม ล มาไว ในหน วยความจ า และให ปรากฏข อม ลบนจอภาพก อน โดยม ว ธ การด งน เล อกเมน File, Open จะปรากฏ Dialog Box ด งน เล อกแหล งเก บข อม ลของข อม ลท ต องการเร ยก โดยเล อกจากช อง Look in : เล อกช อไฟล ท ต องการ โดย Click เมาส ท ช อไฟล กดป ม เพ อย นย นการเร ยกใช ไฟล หร อป ม เพ อยกเล กการใช ค าส ง สร างไฟล ใหม (New) ว ธ ท 1 Click ท ไอคอน NEW ว ธ ท 2 เล อกค าส ง File, New จากน นเล อกไอคอน Blank Document จากบ ตรรายการ General แล วกดป ม OK

4 15 การสร างโฟลเดอร (Folder) โฟลเดอร เปร ยบเสม อนก บล นช กเก บไฟล เอกสารต างๆ ของต เอกสาร (ต เอกสาร เปร ยบเสม อนก บฮาร ดด สก หร อแผ นด สก ) ด งน นการจ ดระบบไฟล ข อม ลจะช วย ให ผ ใช งาน สามารถค นหาไฟล ข อม ลได อย างสะดวก และรวดเร ว การสร างโฟลเดอร ส าหร บเก บไฟล ข อม ลของ Word สามารถท าได จากกรอบโต ตอบการท างานของค าส ง Save หร อ Save As โดยใช ไอคอน Create New Folder ซ งม ว ธ การปฏ บ ต ด งน เล อกค าส ง File, Save หร อ File, Save as ปรากฏกรอบโต ตอบด งน เล อกไดร ฟส าหร บเก บข อม ล จากรายการ Save in: คล กท ป ม Create New Folder ปรากฏกรอบท างาน ด งน ต งช อโฟลเดอร แล วคล กป ม OK เพ อย นย น จะปรากฏโฟลเดอร ท สร าง โฟลเดอร ใหม

5 16 การค ดลอกไฟล ส แผ นด สก ได กล าวไว ต งแต เร มต นว า การสร างไฟล เอกสารด วย Word ควรจ ดเก บไว ใน ฮาร ดด สก ก อน จากน นจ งค อยค ดลอกไปย งแผ นด สก ไม ควรจ ดเก บลงแผ น ด สก โดยตรง เน องจาก Word จะใช พ นท ส ารองในการจ ดเก บไฟล เอกสาร ปร มาณมาก ซ งแผ นด สก ม พ นท จ าก ด อาจจะท าให ไฟล เอกสารน นๆ ม ป ญหา ในการเร ยกใช งานคร งต อๆ ไป ด งน นเม อสร างเอกสาร และจ ดเก บไว ในฮาร ดด สก แล ว หากต องการน าไฟล เอกสารน นไปใช งานท อ น ว ธ หน งท น ยมก ค อ ค ดลอกไฟล เอกสารใส ไว ใน แผ นด สก แล วน าแผ นด สก ไปใช งาน ว ธ การค ดลอกไฟล เอกสารจาก ฮาร ดด สก ไปย งแผ นด สก ม ว ธ การปฏ บ ต ด งน หากเป ดไฟล เอกสารน นด วย Microsoft Word ให ป ดไฟล ก อนเสมอ น าแผ นด สก ใส ในช องด สก ไดร ฟ ย อหน าต างโปรแกรม Microsoft Word และโปรแกรมอ นๆ โดยให แสดง เฉพาะเดสท อปของ Windows Double Click เป ด My Document หร อเป ดโฟลเดอร ท เก บไฟล เอกสาร word ท สร างไว หาช อไฟล เอกสาร แล วกดป มขวาของเมาส ท ไฟล เอกสารน นๆ ปรากฏเมน ล ด เล อกค าส ง Sent to, 3.5 Floppy (A:) โปรแกรมจะท าการค ดลอกไฟล ไปไว ในแผ นด สก ให อ ตโนม ต หากไฟล ใหญ ไม พอท จะเก บในแผ นเด ยว โปรแกรมจะแจ งให น าแผ นว างใส แทน